您應該在套件中的每個重要的檔案中維護適當的著作權聲明和授權條款聲明。（任何超過十行的檔案都可視為重要檔案。）這包括標頭檔和用於建置或執行程式的介面定義、文件檔案以及任何支援檔案。如果檔案已明確置於公共領域，則應使用明確聲明其屬於公共領域的聲明，而不是著作權聲明。
即使是影像檔案和聲音檔案，如果其格式允許，也應包含著作權聲明和授權條款聲明。某些格式沒有空間容納文字註釋；對於這些檔案，請在同一目錄的 README 檔案中說明著作權和複製許可。
變更日誌檔案應在結尾處包含著作權聲明和授權條款聲明，因為新內容會添加到開頭，但結尾始終是結尾。
當檔案是從發行版中的其他檔案自動產生時，如果可能，自動程序複製其來源檔案的著作權聲明和許可聲明會很有用。或者，在開頭放置一個聲明，說明它是從哪個檔案產生的。
著作權聲明看起來像這樣
Copyright (C) year1, year2, year3 copyright-holder
依國際慣例， ‘Copyright’ 一詞必須始終使用英文。
著作權持有人 可能是自由軟體基金會（Free Software Foundation, Inc.）或其他人士；您應該知道您的套件的著作權持有人是誰。
如果可以使用，請用 C-in-a-circle 符號替換 ‘(C)’。例如，在 Texinfo 檔案中使用 ‘@copyright{}’。但是，除非您確定 C-in-a-circle 可以正常運作，否則請堅持使用括號 ‘C’。例如，程式的標準 --version 訊息應預設使用括號 ‘C’，儘管訊息翻譯可以在已知該符號可運作的語言環境中使用 C-in-a-circle。或者，可以完全省略 ‘(C)’ 或 C-in-a-circle； ‘Copyright’ 一詞就足夠了。
要更新年份列表，請新增您對套件進行重要變更的每個年份。（這裡我們假設您正在使用可公開存取的版本控制伺服器，以便每個安裝的版本也能立即自動發布。）當您新增新年份時，不需要追蹤哪些檔案在新的一年中發生了重大變更，哪些檔案沒有。建議且更簡單的做法是將新年份新增到套件中的所有檔案，並在今年剩餘時間內完成此操作。
但不要刪除舊的年份數字；它們很重要，因為它們表明如果電影公司不再繼續購買法律來進一步延長著作權，舊版本理論上何時可能進入公共領域。如果您從其他程式複製檔案到套件中，請保留檔案隨附的著作權年份。
如果且僅當符合以下條件時，您可以使用範圍（‘2008-2010’）而不是列出個別年份（‘2008, 2009, 2010’）：1) 範圍內的每個年份（包括起訖年份）確實都是一個「可受著作權保護」的年份，本應個別列出；且 2) 您在 README 檔案中明確聲明了此用法。
對於定期從另一個專案（例如 ‘gnulib’）複製的檔案，請保持著作權聲明與原始檔案中的聲明相同。
著作權聲明可以跨越多行，無論是在原始碼檔案還是在任何產生的輸出中。對於具有悠久歷史、包含許多不同出版年份的檔案，通常會發生這種情況。
對於 FSF 擁有著作權的套件，如果您已遵循程序取得法律文件，則每個檔案應只有一個著作權持有人：自由軟體基金會（Free Software Foundation, Inc.）。您應該編輯檔案的著作權聲明以列出該名稱且僅列出該名稱。
但是，如果貢獻者並非都將其著作權轉讓給單一著作權持有人，則一個檔案很容易有多個著作權持有人。每個貢獻了重要文本的貢獻者都是著作權持有人。
在這種情況下，您應始終包含檔案主要著作權持有人的著作權聲明。您也可以包含其他著作權持有人的著作權聲明，對於貢獻了大量內容的人以及明確要求在其名稱中加入聲明的人來說，這是一個好主意。（有時，您複製的程式碼的授權條款可能要求保留某些著作權聲明。）但您不必為每個對檔案做出貢獻的人都包含聲明（這會相當不方便）。
有時，程式會有一個涵蓋整個程式的總體著作權聲明。它可能在 README 檔案中，或者可能在程式啟動時顯示。此著作權聲明應提及最新主要版本的完成年份；它可以提及先前主要版本的完成年份，但這是可選的。