文件檔案也應該要有授權聲明。手冊應該使用 GNU 自由文件許可證。以下是在版權行之後使用的授權聲明範例，其中使用了 GFDL 的所有功能。
Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.3 or any later version published by the Free Software Foundation; with the Invariant Sections being ``GNU General Public License'', with the Front-Cover Texts being ``A GNU Manual'', and with the Back-Cover Texts as in (a) below. A copy of the license is included in the section entitled ``GNU Free Documentation License''. (a) The FSF's Back-Cover Text is: ``You have the freedom to copy and modify this GNU manual. Buying copies from the FSF supports it in developing GNU and promoting software freedom.''
如果 FSF 沒有以紙本形式出版這本手冊，則省略 (a) 中關於從 GNU Press 取得副本的最後一句話。如果 FSF 不是版權持有人，則將 ‘FSF’ 替換為適當的名稱。
請根據您的手冊調整不變章節的列表。如果沒有不變章節，請寫「沒有不變章節」。如果您的手冊不是由 FSF 出版，且少於 400 頁，您可以省略封面文字。但是，如果版權屬於 FSF，請務必詢問 FSF 該怎麼做。
請參閱 Texinfo 中的 GNU 範例文字，以取得 Texinfo 手冊的完整範例，並參閱 https://gnu.dev.org.tw/licenses/fdl-howto.html 以取得關於如何使用 GNU FDL 的更多建議。
如果您撰寫的手冊可能有人想購買紙本，請寫信至 maintainers@gnu.org 告知 FSF。我們可能會想要出版它。
如果手冊超過 400 頁，或者 FSF 認為它可能是紙本出版的好選擇，請加入 GNU GPL，如同上述聲明。也請加入我們的標準不變章節，其中說明了自由文件的重要性。寫信至 assign@gnu.org 以取得此章節的副本。
當您在一個軟體包中一起發佈多本手冊時，它們的線上格式可以共用一份 GFDL (請參閱第 6 節)。但是，印刷 (‘.dvi’, ‘.pdf’, …) 格式應各自包含一份 GFDL，除非它們被設定為僅一起印刷和出版。因此，通常最簡單的做法是在每本手冊中都包含 GFDL。