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即使沒有成立翻譯團隊，任何人仍然可以提交翻譯。有兩種方式可以做到這一點——遵循現有的程序（這是首選方式），以及將其作為純文本發送，這意味著有限的志願者團隊（翻譯管理員）需要做更多的工作才能將翻譯轉換為 .po 格式。
為了簡化 PO 檔案的工作，團隊協調員可以為不熟悉該格式的人編寫團隊專用指南，例如 https://gnu.dev.org.tw/server/standards/translations/po-how-to.html。